Mailbox management
Is jouw e-mail inbox net als bij vele andere ondernemers overvol? Kost het beantwoorden en afhandelen van mails meer tijd en energie dan je zou willen? Dan heb ik hier een aantal tips voor het beheren van je inbox.
- Controleer je inbox alleen op vastgestelde momenten. Blok hiervoor dagelijks tijd in je agenda! Bijvoorbeeld een half uur aan het begin van de ochtend en een half uur aan het eind van de middag. Zo houd je overzicht en hoeven mensen nooit lang te wachten op een reactie.
- Meteen afhandelen! Mails die taken bevatten en die je makkelijk binnen 5 minuten kunt verwerken, handel deze direct af! Reageer erop, sla het eventueel op en/of verwijder het. Het is een snelle strategie die je helpt om efficiënt uit te zoeken wat belangrijk is.
- Orde in je inbox. Het helpt om filters en categorieën te gebruiken. Zo kun je ‘latere’ e-mails verplaatsen naar een andere map. Zo houd je het overzicht. Je kunt zelfs inkomende e-mails sorteren op onderwerp en inhoud met de hulp van filters. Je kunt inkomende e-mails ook laten binnenkomen in een speciale map Dit doe je door labels en filters in te stellen.
- Archiveren: zaken die zijn afgehandeld maar die je wellicht later nog nodig hebt, archiveer deze in een aparte map.
- Markeer berichten die belangrijk zijn. Dit doe je met een rood vlaggetje en als het is afgewerkt, vink je deze af. Op deze manier heb je altijd het overzicht en zitten de e-mails die je niet wilt zien ook niet in de weg.
- Schrijf je uit van nieuwsbrieven die je toch niet leest. Wil je deze toch op een later moment lezen, maak dan een apart mapje `nog doorlezen` aan.
- Check eens in de week of het nog relevant is. Zo niet, dan meld je af en gooi het direct de digitale prullenbak in!
Tot slot, gebruik je mailbox niet als To-Do lijst. Vaak gebruiken mensen hun mailbox ook als To-Do lijst. Een mail is eigenlijk al afgehandeld, maar er staat iets in wat belangrijk is, daarom laten ze hem staat als ‘reminder’. Of ze lezen een mail, denken ‘dat doe ik later wel’ en vervolgens raakt de mail uit het oog door nieuwe inkomende mails. Zo loopt je mailbox natuurlijk al snel vol. Gebruik je mailbox echt alleen om mails af te handelen. En zet reminders op je To-Do lijst. Een handige online tool hiervoor is bijvoorbeeld Trello. (daar vertel ik in een volgende blog meer over).
